En la actualidad, la automatización de procesos se ha convertido en un tema de vital importancia en el mundo empresarial. Una de las soluciones más innovadoras y eficaces es la Robotic Process Automation (RPA). Nos permite mejorar diversos procesos técnicos y organizacionales, aumentando la productividad del negocio.
En este artículo te explicaremos qué es RPA y para qué sirve. Te enseñaremos qué tareas puedes automatizar (recursos humanos, financieras, comerciales, etc.), así como 5 software de RPA que puedes usar para automatizar tareas repetitivas en tu empresas.
¿Qué es Robotic Process Automation?
RPA, por sus siglas en inglés, Robotic Process Automation, se refiere a la automatización de procesos mediante software y robots. Básicamente, se trata de la automatización de tareas repetitivas y basadas en reglas que normalmente realizaría un humano (entrada de datos, procesamiento de facturas, gestión de cuentas y generación de informes).
El software RPA para empresas utiliza inteligencia artificial (el boom de la nueva era de Internet) y el aprendizaje automático para emular las acciones humanas en un ordenador, lo que permite automatizar tareas sin que tengamos que escribir código.
Estos robots de software se programan para realizar tareas específicas. Por ejemplo, navegar por una aplicación, abrir un correo electrónico o extraer información de una página web.
A diferencia de otras formas de automatización, como la programación por lotes o los scripts de automatización, RPA permite que las empresas podamos automatizar procesos sin tener que reemplazar completamente los sistemas existentes.
En lugar de ello, los robots de software trabajan en conjunto con las aplicaciones existentes y se integran con ellas para realizar tareas específicas. Esto es extremadamente útil en varios aspectos.
¿Para qué sirve RPA?
RPA se utiliza en una amplia variedad de sectores. Incluye finanzas, seguros, atención sanitaria, manufactura y servicios públicos. Sirve principalmente para el procesamiento de facturas, validación de los datos, automatizar procesos de gestión de cuentas, realizar transacciones, generación de informes, e incluso mejorar procesos de servicio al cliente.
Sin duda alguna, la utilidad principal de RPA es que nos ayuda a mejorar la eficiencia. Al automatizar tareas que antes eran realizadas por humanos, podemos reducir los errores y aumentar la velocidad y precisión en la realización de tareas.
Estas son otras ventajas que podemos aprovechar al implementar RPA en nuestra empresa:
- Al liberar a los trabajadores de tareas repetitivas y rutinarias, aumentaremos su productividad y les permitiremos enfocarse en tareas de mayor valor.
- Sirve para mejorar la calidad de los datos. Estos robots de software pueden realizar tareas de entrada de datos de forma más precisa y consistente que los seres humanos.
- Puede mejorar la experiencia de nuestros clientes. Los robots responden a las consultas de los clientes de forma rápida y precisa, lo que mejora significativamente su satisfacción.
Procesos empresariales que pueden automatizarse con RPA
Al permitir que los robots realicen tareas repetitivas y basadas en reglas, las organizaciones pueden reducir la carga de trabajo en su personal y aumentar la eficiencia. Esto, combinado con un Services Desk 24×7 permite aprovechar un soporte enfocado en la gestión de solicitudes e incidentes de los clientes, mejorando la productividad a corto y largo plazo.
De forma más específica, estos son los procesos empresariales que pueden automatizarse con RPA:
Tareas de Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos puede ser un área de la empresa que se beneficie significativamente de la automatización robótica de procesos.
Por ejemplo, las tareas de selección y contratación pueden ser automatizadas mediante la programación de robots para buscar currículums, clasificarlos y enviar correos electrónicos de seguimiento a los candidatos.
Otra ventaja que podemos aprovechar es que los procesos de incorporación de nuevos empleados también pueden ser automatizados para que los robots puedan enviar y recopilar formularios, coordinar capacitaciones y proporcionar información importante a los nuevos empleados.
Tareas financieras
También puede mejorar la eficiencia de las tareas financieras. Puede clasificar facturas, hacer coincidir los pedidos de compra y aprobar pagos en un sistema ERP (planificación de recursos empresariales) sin la intervención humana.
Además, los robots pueden manejar tareas de conciliación bancaria y de tesorería, identificando y resolviendo discrepancias automáticamente. Algo extremadamente útil para evitar errores y agilizar las tareas de pago.
Tareas de servicio al cliente
Aunque al principio muchos eran escépticos con este tipo de tareas, hoy en día los robots pueden ser programados para manejar solicitudes de servicio al cliente, como la creación de tickets y la resolución de problemas básicos de los clientes. Es mucho más práctico y efectivo de lo que puedas pensar.
Además, pueden interactuar con los clientes a través de chatbots y responder a preguntas frecuentes. Esto permite al personal de servicio al cliente concentrarse en tareas más complejas y de alta prioridad (sí, mejorando su productividad hasta en un 35%).
Tareas comerciales
En toda empresa las tareas comerciales son tan importantes como la ciberseguridad. La automatización robótica también puede mejorar estos procesos. Pueden realizar tareas repetitivas de seguimiento de ventas, como enviar correos electrónicos de seguimiento, actualizar registros de clientes, e incluso generar informes de ventas.
Por si fuera poco, también pueden monitorizar los precios y las tendencias del mercado, así como alertar a los equipos de ventas sobre las oportunidades de venta y las tendencias del mercado. Si aprovechamos esto de forma inteligente, podemos obtener excelentes resultados.
Tareas de sistemas
Por si fuera poco, podemos programarlos para realizar tareas de administración de sistemas, como el monitoreo de redes y la gestión de la configuración. También pueden realizar tareas de seguridad informática, como la identificación y el análisis de posibles amenazas y la ejecución de soluciones automatizadas. Algo que llevaría mucho más tiempo a un ser humano.
Además, este tipo de software puede monitorear el estado de los sistemas y alertar a los equipos de soporte técnico sobre cualquier problema potencial, ayudándonos a prevenir sabotajes, robos de información, robos de dinero, etc.
Tareas de almacenamiento
El almacenamiento, al igual que el mantenimiento informático para empresas, es una parte fundamental en varios tipos de organizaciones. Estos procesos de almacenamiento y logística también pueden beneficiarse de la RPA, ya que los robots pueden encargarse de:
- Las tareas de empaquetado y envío.
- La clasificación y etiquetado de paquetes.
- La impresión de etiquetas de envío.
- La programación de entregas.
Además, los robots pueden monitorizar los niveles de inventario y coordinar las entregas con proveedores y transportistas. Esto representa un avance tecnológico innegable, así como una inversión bastante fructífera a corto y largo plazo.
5 Software de RPA (Automatización robótica de procesos) para automatizar tareas repetitivas en las empresas
Estos son los 5 Software de RPA más populares y efectivos que podemos aprovechar para la automatización de varias tareas y procedimientos en nuestra empresa:
Automation Anywhere
Empezamos nuestras recomendaciones con Automation Anywhere, una plataforma de automatización de procesos líder en el mercado que utiliza bots de software para automatizar tareas. Es compatible con múltiples plataformas y aplicaciones, lo que facilita la automatización de procesos en entornos heterogéneos.
Además, ofrece una interfaz intuitiva y fácil de usar que nos permite crear bots de forma rápida y sencilla, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.
Estas son otras de sus características:
- Proporciona una amplia variedad de herramientas.
- Cuenta con funcionalidades avanzadas para mejorar la eficiencia y la precisión de los bots (como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático).
- Permite la integración con otros sistemas de automatización y herramientas de terceros.
- Ofrece una amplia gama de servicios y soporte técnico de alta calidad.
- Su interfaz nos ayuda a implementar y optimizar la automatización de procesos de forma más sencilla que otras plataformas.
Blue Prism
Blue Prism es otra plataforma de RPA líder en el mercado. Ofrece una arquitectura de software escalable y robusta que nos permite crear y administrar bots de forma eficiente y fiable. Al mismo tiempo, nos ofrece una amplia variedad de herramientas y funcionalidades avanzadas para mejorar la precisión y la eficiencia de los bots.
Entres sus ventajas podemos mencionar:
- Permite la integración con una amplia variedad de sistemas y herramientas de terceros.
- Ofrece una amplia gama de servicios y soporte técnico de alta calidad.
- Es fácil de usar y ofrece una interfaz intuitiva que permite a los usuarios crear y administrar bots de forma rápida.
UiPath
Otra alternativa que podemos aprovechar es UiPath, uno de los software de RPA más populares y utilizados en todo el mundo. Este software es conocido por su facilidad de uso, velocidad y escalabilidad, lo que lo hace ideal para grandes empresas con una gran cantidad de procesos que automatizar.
UiPath tiene una interfaz visual intuitiva que permite a los usuarios crear flujos de trabajo y automatizaciones sin la necesidad de conocimientos de programación. Además, tiene una amplia gama de capacidades: Desde la automatización de tareas simples hasta la integración con inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML).
Entre las ventajas de UiPath podemos destacar:
- Tiene capacidad para manejar múltiples tareas y procesos de manera simultánea.
- Es compatible con una amplia variedad de aplicaciones, incluyendo SAP y Oracle.
- Ofrece una amplia variedad de herramientas de analítica y monitoreo.
- Es útil para para medir y mejorar el desempeño de las automatizaciones.
WorkFusion
Continuamos nuestra lista de los mejores software RPA con WorkFusion. Esta plataforma de automatización inteligente que combina RPA, IA y analítica para automatizar tareas manuales y repetitivas. También nos ofrece una solución escalable que permite que podamos automatizar procesos de extremo a extremo.
Estas son algunas de sus características principales:
- Combina RPA con AI y analítica de forma más eficiente que otras herramientas.
- Tiene excelente escalabilidad y nos ayuda en la integración con herramientas de terceros.
- Su plataforma está basada en la nube.
- Nos permite mejorar la eficiencia y la productividad, reduciendo los errores y la duplicación de tareas.
Kofax
Por último, no podemos dejar de mencionar a Kofax. Esta es una plataforma de automatización utiliza tecnología de IA para mejorar la eficiencia de los procesos empresariales. Al igual que otras herramientas, nos permite reducir el tiempo y el coste asociados con las tareas manuales.
También utiliza tecnología de IA, tiene excelente escalabilidad y nos permite la integración con herramientas de terceros. Otra de sus ventajas es que cuenta con una plataforma basada en la nube y permite la automatización de procesos de extremo a extremo.
Además, cuenta con las siguientes características:
- Ofrece una función de captura de datos avanzada que nos permite extraer información de documentos estructurados y no estructurados, como facturas, formularios y correos electrónicos.
- También se integra fácilmente con sistemas empresariales existentes, como ERP, CRM y BPM.
- Nos permite identificar cuellos de botella y distintas oportunidades para mejorar la eficiencia.
- Tiene capacidades de aprendizaje automático que permiten a la herramienta mejorar con el tiempo.
Como puedes ver, La RPA es el presente y el futuro en la optimización de los procesos corporativos. Te ofrece cuantiosos beneficios que no puedes desaprovechar.
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